Taken, doelstelling en werkwijze

De taak van de rekenkamercommissie is het toetsen van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur, beleid en beheer. Hiertoe voert de rekenkamercommissie onderzoek uit. Het doel van deze onderzoeken is om inzicht te bieden in de prestaties van de gemeente als geheel, zodat de gemeente in de toekomst effectiever en efficiënter kan werken. Het onderzoek verloopt volgens een bepaald stramien.

Het stappenplan treft u onder aan de pagina aan. Een gedetailleerde beschrijving van het verloop van het onderzoek is vastgelegd in het Onderzoeksprotocol.

De Rekenkamercommissie Sittard-Geleen is lid van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR).

Grondslag rekenkamers

In de Gemeentewet is geregeld dat elke gemeente in Nederland een Rekenkamer of een Rekenkamercommissie moet hebben. In de artikelen 81a tot en met 81o en de artikelen 182 tot en met 185 staan de wettelijk bepaalde taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden beschreven.
De binnenkort door de raad vast te stellen Verordening Rekenkamercommissie Sittard-Geleen is aanvullend op de Gemeentewet en gaat o.a. in op de benoeming van de leden, hun vergoeding, de werkwijze en het budget van de Rekenkamercommissie.

Na vaststelling van deze verordening zal de rekenkamercommissie een eigen Reglement van Orde en een Onderzoeksprotocol vaststellen. In dit reglement beschrijft de rekenkamercommissie hoe zij haar werkzaamheden uitvoert en in het protocol wordt specifiek ingegaan op de wijze waarop onderzoeken dienen plaats te vinden. Met deze documenten hoopt de rekenkamercommissie bij te dragen aan de transparantie waarbinnen zij haar taken wil uitoefenen.

Procedure onderzoeken (Stappenplan)

Een onderzoek van de rekenkamercommissie Sittard-Geleen verloopt volgens een bepaald stramien. De navolgende stappen zijn te onderscheiden.

  1. Programmering van onderzoeken
    De rekenkamercommissie bepaalt, op basis van haar onafhankelijke positie binnen de gemeente, zelf welke onderwerpen worden onderzocht. De gemeenteraad kan aan de rekenkamercommissie een verzoek tot een onderzoek richten. Daarnaast stelt de rekenkamercommissie zich open voor suggesties en verzoeken vanuit de samenleving waaronder inwoners, bedrijven, belangenorganisaties, maar ook individuele raadsfracties en raadsleden en burgemeester en wethouders. Daarnaast houdt de rekenkamercommissie zelf ook bij wat er speelt binnen de gemeenten. Hiervoor maakt de rekenkamercommissie onder meer gebruik van officiële stukken zoals raadsdocumenten, B&W-stukken, documenten m.b.t. de planning- en controlcyclus (begroting, jaarrekening, bestuursrapportages en accountantsverslagen), beleidsstukken en het gevoelen in de samenleving. Jaarlijks stelt de rekenkamercommissie vooraf een onderzoeksprogramma op maar kan daar van afwijken, onder andere als de actualiteit daar om vraagt.
  2. Opstellen onderzoeksopzet
    In dit stadium wordt schriftelijk materiaal diepgaander bestudeerd en worden eventueel oriënterende gesprekken gevoerd. De resultaten hiervan worden verwerkt in een onderzoeksopzet. Hierin is het onderwerp beschreven en worden de doel- en probleemstelling uitgewerkt. Verder legt de rekenkamercommissie vast op welke wijze het onderzoek zal worden uitgevoerd. Daarbij wordt getracht de verhouding tussen de potentiële toegevoegde waarde van het onderzoek en de inzet van onderzoeksmiddelen te optimaliseren.
  3. Uitvoering
    Het onderzoek start met een aftrapbijeenkomst van de rekenkamercommissie, het betreffende externe onderzoeksbureau en de ambtelijk/bestuurlijk betrokkenen. Voor de uitvoering van het onderzoek worden (dossier)gegevens verzameld en geanalyseerd, gesprekken gevoerd en interviews afgenomen en deskundigen geraadpleegd. Waar mogelijk zal de rekenkamercommissie/het onderzoeksbureau altijd proberen ook in contact te komen met de doelgroepen zelf. De onderzoeksresultaten worden vervolgens vastgelegd in een rapport, dat bestaat uit het onderzoeksrapport en de nota van bevindingen.
  4. Ambtelijk en bestuurlijk wederhoor
    De rekenkamercommissie legt haar concept-rapport en nota van bevindingen voor aan de ambtelijke betrokkenen voor een technische reactie. Zij worden verzocht aan te geven welke feitelijke onjuistheden en/of onvolledigheden het conceptrapport bevat. Na ontvangst van het schriftelijke commentaar corrigeert de rekenkamercommissie naar eigen inzicht de gebleken feitelijke onjuistheden in het rapport en koppelt een en ander terug aan de betreffende betrokkenen. Op basis van het (aangepaste) onderzoeksrapport formuleert de rekenkamercommissie de conclusies en aanbevelingen in een nota en stelt vervolgens het bestuur in de gelegenheid om hun zienswijze op het onderzoek en de nota van conclusies en aanbevelingen kenbaar te maken. Na ontvangst van de bestuurlijke reactie formuleert de rekenkamercommissie een nawoord.
  5. Openbaarmaking en besluitvorming
    Na vaststelling door de rekenkamercommissie worden het onderzoeksrapport en de nota met conclusies en aanbevelingen zo spoedig mogelijk aan de raad aangeboden. Hierbij worden de ambtelijke en bestuurlijke reacties gevoegd. In de Commissie Begroting en Verantwoording (waarin alle fracties van de gemeenteraad zitting hebben) wordt vervolgens besproken op welke wijze de gemeenteraad het onderzoek  zal behandelen.
  6. Evaluatie
    Kort na de behandeling van het eindrapport in de raad wordt door de rekenkamercommissie een evaluatie van het onderzoek gehouden. In deze nabeschouwing wordt door de rekenkamercommissie teruggeblikt op de wijze van uitvoering en het proces van het onderzoek. Doel van deze evaluatie is om na te gaan voor welke onderdelen verbeteringen mogelijk zijn.