Brieven aan de raad

Brieven die aan de raad zijn gericht, worden geplaatst op de lijst ingekomen stukken. U kunt de brieven raadplegen in het Raadsinformatiesysteem (Ibabs). Met de raad zijn afspraken gemaakt over de plaatsing behandeling van brieven.

Werkwijze
 

Lijst ingekomen stukken en doorverwijzing
De ingekomen stukken (schriftelijk of per mail) worden op de lijst geplaatst met uitzondering van:

  • Reclameuitingen
  • Tijdschriften
  • Vragen en antwoorden ex artikel 37 RvO (separate lijst)
  • Uitnodigingen (separate lijst)
  • Stukken geadresseerd aan raadsleden
  • Anonieme brieven

De lijst ingekomen stukken wordt afgesloten op de vrijdag twee weekeinden voor de raadsvergadering. De nadien binnengekomen stukken worden geplaatst op de lijst van de daaropvolgende vergadering.

De lijst ingekomen stukken bestaat uit vier categorieën:

  1. Ter kennisname. De brief vergt geen nadere behandeling.
  2. Doorverwijzen naar commissie. Deze categorie wordt alleen gebruikt voor brieven die naar niet-raadscommissies worden verwezen, zoals het presidium, de auditcommissie en de commissie kwaliteit kaderstelling. De brief wordt voorzien van een advies van de griffie, geagendeerd voor de aangewezen commissie.
  3. In handen stellen van het college voor pré-advies. Het college naar aanleiding van de brief een commissienotitie of een raadsvoorstel op, dat vervolgens in procedure wordt gebracht.
  4. In handen stellen van het college ter afdoening. Regelmatig stellen briefschrijvers zaken aan de orde die tot de bevoegdheden van het college behoren. Hiervoor geldt de doorzendplicht van de Algemene Wet Bestuursrecht. Het college handelt de brief verder af.

Zodra een brief binnenkomt, wordt deze voorzien van een categorie en indien nodig direct doorgezonden naar het college. De inhoudelijk behandeling van de brieven van categorie 3 en 4 wacht dus niet tot dat de lijst door de raad is vastgesteld.

Doorzenden van brieven naar de raadscommissie
Raadsleden kunnen direct stukken doorverwijzen naar een raadscommissie door middel van het invullen van het format voor agendering in een commissievergadering, dit hoeft niet te wachten op de vaststelling van de lijst ingekomen stukken in de raad.

Anonimisering brieven in iBabs en verzoeken tot openbaarmaking van deze gegevens
De digitale lijst wordt geanonimiseerd op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) en met toepassing van de criteria van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob).  Namen, handtekeningen, adressen, andere op personen te herleiden gegevens en overige onderdelen genoemd in artikel 10 Wob  worden onzichtbaar gemaakt. Dit geldt niet voor de namen en handtekeningen van publieke functionarissen.

Raadsleden kunnen op de griffie kennis nemen van de de brieven zonder doorhalingen (er worden geen digitale afschriften verzonden). Indien een derde bekendmaking wenst van de doorgehaalde persoonsgegevens, wordt eerst toestemming gevraagd aan de afzender

Uitgelicht