Privacybeleid
De gemeente Sittard-Geleen heeft beleid opgesteld voor de verwerking van persoonsgegevens. In deze beknopte samenvatting krijgt u een beeld hoe de gemeente denkt over de manier waarop zij moet omgaan met persoonsgegevens. Wij behandelen persoonlijke gegevens vertrouwelijk en volgens de wet.
Hoe wij dat doen is vastgelegd in het privacybeleid 2021-2024.
Het gebruik van gegevens speelt een belangrijke rol in de gemeentelijke dienstverlening, het beheer van de openbare ruimte, het toezicht en de handhaving en de wijze waarop beleid tot stand komt. De gemeente Sittard-Geleen hecht veel waarde aan een zorgvuldige verwerking van informatie, zeker wanneer het om persoonsgegevens gaat.
Het privacybeleid biedt het centrale kader voor de wijze waarop de gemeente met persoonsgegevens omgaat, met als basis de vijf kernwaarden van Sittard-Geleen. Daarnaast wordt met dit beleid concreet invulling gegeven aan de uitgangspunten van de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Op deze manier voldoet de gemeente aan de eisen van de AVG.
1. De mens staat centraal
Wij organiseren ons op een klantgerichte manier. Door het steeds meer digitaal werken verwacht de gemeente meer in die behoefte te voorzien. Zo werkt de gemeente in de basis digitaal, binnen de gestelde wettelijke kaders en beleid.
2. Een heldere belangenafweging
De uitvoering van onze wettelijke taken, optimale dienstverlening en privacybescherming betekenen constant zoeken naar de juiste balans. Er wordt zorgvuldig gekeken naar het belang van het individu en het algemeen belang. Hierbij wordt gekeken naar het wettelijke kader, een correcte risicoafweging en ons moreel kompas. We geloven dat een goede privacybescherming, dienstverlening en werkbaarheid samen kunnen gaan.
3. Digitale veiligheid
Bij digitaal werken is digitale veiligheid en privacy van essentieel belang. Burgers moeten er op kunnen vertrouwen dat gegevens veilig zijn bij ons. Het privacybeleid steunt dan ook op de drie centrale privacy uitgangspunten: rechtmatigheid, behoorlijkheid en transparantie.
4. Eenmalige vastlegging, meervoudig gebruik
We willen niet opnieuw gegevens opvragen die al bekend zijn. Dit betekent dat we zo veel mogelijk gebruik maken van zogenaamde brongegevens. Uiteraard kan dit alleen met een wettelijke grondslag.
5. Openheid:
Wij hechten er veel waarde aan dat onze burgers vertrouwen hebben in ons als gemeente. Daarbij speelt transparantie een belangrijke rol. Dit betekent dat wij de burgers op passende manieren via verschillende kanalen informeren over de verwerking van persoonsgegevens.
Rechtmatigheid, behoorlijkheid en transparantie zijn de centrale uitgangspunten vanuit de AVG. Hoe Sittard-Geleen deze uitgangspunten gaat realiseren, lichten we hieronder toe.
Rechtmatigheid
Wij gebruiken alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor één bepaald doel met een wettelijke grondslag. Hierbij zal altijd worden gekozen voor een methode die zo min mogelijk impact heeft op de privacy van de burgers. Er vindt altijd een weloverwogen belangenafweging plaats.
Mochten gegevens vaker gebruikt worden dan gebeurt dat alleen als dit verenigbaar is met het oorspronkelijke doel. Onze gegevensverwerkingen inclusief doel en grondslagen worden bijgehouden in een verwerkingsregister.
Behoorlijkheid
Wij vragen geen overbodige informatie. Door gebruik te maken van ‘privacy by design’ besteedt de gemeente bij de ontwikkeling van processen en diensten (zoals informatiesystemen) aandacht aan privacyverhogende maatregelen. Alleen functionarissen waarvoor het voor de directe taakoefening noodzakelijk is, hebben inzage in persoonsgegevens. Informatie wordt vertrouwelijk behandeld door de geautoriseerde functionarissen. Als wij een externe organisatie opdracht geven om persoonsgegevens te verwerken dan maken wij hier altijd schriftelijke afspraken over met die partij.
Het is voor zowel de gemeente als de burger van belang dat persoonsgegevens actueel en correct zijn. Zo wordt periodiek onze datahuishouding gecontroleerd. Verder bewaren wij de informatie niet langer dan noodzakelijk voor het beoogde doel. Wij bewaren persoonsgegevens altijd in overeenstemming met de “Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020”.
Transparantie
Wij zijn open en transparant over de manier waarop de gemeente met persoonsgegevens omgaat. Hiervoor gebruiken wij verschillende kanalen en informeren wij de burgers door een algemene privacyverklaring. Per organisatieonderdeel zijn er werkinstructies om betrokkenen op een passende wijze te informeren. Daarnaast is er een Procedure rechten van betrokkenen waar burgers hun privacyrechten kunnen gebruiken om te weten welke gegevens over hem/haar worden verzameld. In ons verwerkingsregister wordt bijgehouden welke persoonsgegevens wij verzamelen. Dit register is opvraagbaar via privacy@sittard-geleen.nl. Een Privacy Team ziet onder leiding van de interne toezichthouder (FG) er op toe dat de AVG wordt nageleefd.
Het Privacybeleid Sittard-Geleen 2021-2024 is door het college van burgemeester en wethouders op 5 oktober 2021 definitief vastgesteld.
Zie ook
Volg ons