Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen over aanbesteden en inkoop

Wij krijgen regelmatig vragen binnen over het inkoopbeleid en de aanbestedingswet. Hieronder een aantal van de meest gestelde vragen.

 

1. Is knippen van opdrachten toegestaan?

Knippen (uitgelegd als “de werking van de aanbestedingsregels ontlopen”) is niet toegestaan. Het verdelen of splitsen in aparte gedeelten percelen wel. Dit hangt samen met de aard van de opdracht. Wel tellen alle aparte delen samen mee als één aanbesteding.

Voorbeeld: het aanschaffen en jaarlijks onderhouden van een softwareapplicatie. Formeel horen beide onderdelen (aanschaf en onderhoud) bij elkaar en moeten dus als één opdracht (tegelijk) worden weggezet. Daarbij is het wel mogelijk om een perceel aanschaf en een perceel onderhoud te benoemen. De vraag is of dat ook wenselijk is bij de vakafdeling.

Voorbeeld: Leveren van drukwerk kan worden verdeeld in bijvoorbeeld specialistisch drukwerk en bulkdrukwerk. Twee verschillende segmenten, dit kan zowel als één opdracht worden gezien (drukwerk) maar kan ook worden weggezet als twee losse aanbestedingen vanwege het verschil in karakter.

Ook bestaat de mogelijkheid om in percelen (perceel specialistisch en perceel bulk) aan te besteden. Daarbij kan zelfs worden gegund aan meer dan één drukwerk-leverancier (bijv. perceel 1 drie contractpartners en perceel 2 drie contractpartners).

Een en ander is afhankelijk van de gemeentelijke doelstellingen.

 

2. Mag alleen gegund worden aan regionale bedrijven (exclusiviteit)?

Vanuit het gelijkheidsbeginsel binnen het aanbestedingsrecht mag niet worden gediscrimineerd. Inschrijvende partijen (regionaal of niet) mogen niet worden bevoordeeld of  benadeeld. Gunning aan regionale bedrijven moet binnen de regels van de Aanbestedingswet.

 

3. Is een raamovereenkomst geschikt voor alle inkopen?

Een raamovereenkomst is een contract voor bepaalde duur (bijv. één of meer jaren) waarin een aantal zaken voorafgaand in een raamwerk worden vastgelegd, Denk aan prijs, levertijd, beschikbaarheid, kwaliteit etc.. Het enige onzekere is het tijdstip waarop levering of dienstverlening plaatsvindt (de ‘afroep’).

Voor eenmalige transacties is een raamovereenkomst uiteraard niet van toepassing (bijv. grote bouwprojecten, eenmalige aanschaf van een klimaatinstallatie, specifieke en specialistische projectadvisering).

 

4. Kunnen de gemeenten voorschrijven dat bij onderaanneming regionale bedrijven worden ingezet?

Niet voorschrijven als eis (discriminatie; hoofdaannemer is leidend). Het is wel mogelijk dit als een wens op te nemen in de gunningscriteria en mee te wegen in de beoordeling. De aanbestedende dienst verzoekt dan in het ‘programma van eisen’ een inschrijver om in zijn inschrijving aan te geven welk gedeelte van de overheidsopdracht hij aan derden in onderaanneming wil geven en welke onderaannemers hij voorstelt.

 

5. Bij opdrachten worden de specificaties niet SMART omschreven. Mag dit?

SMART staat voor specifiek, meetbaar, acceptabel, realiseerbaar en tijdgebonden.

Het is niet altijd mogelijk om tot in het kleinste detail te treden en SMART te specificeren. Functioneel specificeren is een beter woord, waarbij het gewenste resultaat (bijvoorbeeld een auto met vier wielen) wordt beschreven en niet een merk (bijvoorbeeld een Rolls Royce).

 

6.  Moet de aanbestedende dienst  vooraf kenbaar maken hoe inschrijvingen worden beoordeeld?

Ja, bij (openbare) aanbestedingen moet altijd vooraf worden aangegeven welke gunningscriteria worden toegekend en welke scoremethodiek wordt gehanteerd. Denk bijvoorbeeld aan  prijs- als kwaliteitscriteria.

 

7. Kunnen aanbieders de beoordeling zien van het bedrijf waaraan gegund wordt?

De aanbestedende dienst deelt – bij de gunning / afwijzing aan de inschrijvers – gemotiveerd mede wat de voor- of nadelen van de vragende partij zijn ten opzichte van de partij waaraan de opdracht is gegund. Denk aan eindscores en scores op specifieke kenmerken.

 

8. Hoe werkt het ‘stand-still’-principe?

Het ‘stand-still’ principe is de termijn waarin inschrijvers/gegadigden beroep kunnen aantekenen op de genomen beslissing. Pas daarna wordt de overeenkomst gesloten met de winnende partij. De termijn gaat lopen vanaf het moment waarop de gunningsbeslissing is medegedeeld aan de betrokkenen (dag na elektronische verzending). Deze termijn van 20 kalenderdagen wordt de “standstill termijn” genoemd.

 

9. Kan social-return als "knock-out"-criterium worden gebruikt?

Ja, social return kan in sommige gevallen worden ingezet als een voorbehoud voor bepaalde beroepsgroepen. Zo kan art. 2:82 van de Aanbestedingswet worden toegepast. Hierin staat dat de opdracht is voorbehouden aan Sociale Werkvoorzieningen. Art. 2:80 van de Aanbestedingswet regelt, dat de aanbestedende dienst bijzondere voorwaarden kan verbinden aan de uitvoering van een overheidsopdracht. Dit kan alleen als dergelijke voorwaarden met het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap verenigbaar zijn. Daarnaast moet het vermeld zijn in de aankondiging of het beschrijvend document.