Evenementenvergunning of melding

Aanvraag voor een evenement is gewijzigd!
Sinds 1 januari 2018 moet u uw aanvraag digitaal indienen via de EvenementAssistent. Dit is een aanvraagtool (webdienst) die automatisch alle belangrijke partijen zoals gemeenten, politie, brandweer en Geneeskundige Hulpverleningsorganisaties informeert over uw evenement. Alle 18 gemeenten in Zuid-Limburg zijn aangesloten bij de EvenementAssistent.

 

Wilt u een evenement organiseren dat voor publiek toegankelijk is? Misschien moet u een vergunning aanvragen. Soms is het voldoende om een evenement te melden.

Aanvragen

Moet u uw evenement melden of toch een vergunning aanvragen? Of wilt u een vooraankondiging doen van uw evenement?  Door het beantwoorden van een aantal digitale vragen komt u bij het juiste aanvraagformulier uit.

 

Direct aanvragen

 

Tips

1. Opslaan
   Sla uw aanvraag digitaal op. Bij de volgende editie hoeft u alleen de wijzigingen door te voeren.
    
2. Handleiding EvenementAssistent 
   Heeft u hulp nodig bij het invullen van de EvenementAssistent, raadpleeg dan de handleiding (PDF, 624.9 kB)
    
3. Datum van uw evenement
   Kijk in de EvenementAssistent in de kalender om te zien of op de gewenste datum al een ander evenement is. Dit kunt u zien door in de EvenementAssistent in te loggen in uw dossier. 
   Voor hulp zie de Handleiding EvenementAssistent o.a. pagina 11 en 22)
    

Wat moet ik indienen bij een aanvraag?

Om uw aanvraag goed en tijdig te kunnen beoordelen met onze partnerorganisaties zijn een aantal aanvullende documenten essentieel. Deze kunt u uploaden in de EvenementAssistent.
Zie handleiding EvenementAssistent (pagina 14)

Muziekevenementen (versterkte muziek)
Voeg een programma van deelnemende artiesten bij (de line up van alle dagen).  Deze kunt u uploaden als bijlage in de EvenementAssistent.  

Tekeningen  evenementen
Plattegrondtekeningen zijn verplicht bij uw aanvraag. Deze zijn onmisbaar voor de beoordeling. Deze kunt u uploaden als bijlage in de EvenementAssistent. Hoe zien die eruit? Wat moet hierin? Hiermee helpen wij u op weg.
 

Welke tekening?	Wat moet op de tekening?
Plattegrondtekening evenemententerrein	Situering evenemententerrein in de omgeving ten opzichte van aansluitende wegen, panden etc. Afstanden tot aangrenzende panden (bv. woningen) Alle te plaatsen objecten tijdens het evenement op het evenemententerrein (zoals tenten, podia, tribunes, kermisattracties en overige tijdelijke constructies) met vermelding gebruik van deze objecten Maatvoering van de objecten (afmetingen) Afstanden kook/bak/braadinstallaties tot aangrenzende objecten (bv. tenten en aangrenzende panden) Vluchtroutes met breedte ervan Legenda (wat is wat) Aanleveren op schaal 1:500 met vermelding noordpijl
Indelingstekening tent(en) alleen indien ≥ dan 100 m2	Per tent duidelijke indelingstekening van de inhoud (inventaris) van de tent (bv. podia, tafels en stoelen) Noodverlichting Brandblusvoorzieningen Vluchtroutes/vluchtdeuren met breedte ervan en draairichting Schaal 1:100

    

Optocht/wielerevenement
Indien sprake van een optocht of wieler/sportevenement moet een routekaart overlegd worden met vermelding van de straten. U kunt gebruik maken van de EvenementAssistent of een eigen routekaart uploaden.

Veiligheidsplan & tijdelijk constructieplan
Voor evenementen met een middelmatig of hoog risico bent u verplicht een veiligheidsplan op te stellen. De organisator van een evenement is verantwoordelijk voor de veiligheid van de bezoekers en een ordelijk verloop van het evenement. D.m.v. dit plan  bereidt u zich voor op de veiligheid van het evenement en de bestrijding van mogelijke incidenten. U kunt gebruik maken van het sjabloon in de EvenementAssistent of een eigen Veiligheidsplan uploaden.

Aanvullend deelplan tijdelijke constructieplan (tenten, podia etc.)
Voor het plaatsen van tijdelijke constructies tijdens evenementen zoals tenten, podia, luifels, torens etc. bent u verplicht een specifiek deelplan van het  veiligheidsplan op te stellen. Dit zit (nog) niet in de EvenementAssistent. Deze kunt u uploaden als bijlage in de EvenementAssistent.
Download hier het sjabloon (wordbestand)

Drankverstrekking
Voor het verstrekken van zwak-alcoholhoudende dranken is een aparte aanvraag nodig.  Deze kunt u uploaden als bijlage in de EvenementAssistent. 
Download het aanvraagformulier tapontheffing

 

Wanneer indienen?

 

Vooraankondiging
Doe tijdig een vooraankondiging bij grotere risicovolle evenementen.

Termijnen
Voor het indienen van een vergunning, melding of vooraankondiging via de EvenementAssistent geldt:
 

Melding evenement	Uiterlijk 10 werkdagen vóór het evenement
Melding wielertoertocht	Uiterlijk 6 weken vóór de wielertoertocht
Vergunningaanvraag laag risico evenement (A)	Minimaal 8 weken vóór het evenement
Vergunningaanvraag gemiddeld (B) en hoog risico evenement (C)	Minimaal 14 weken vóór het evenement
Vooraankondiging risicovolle evenementen	Uiterlijk 15 september in het jaar  voorafgaan aan het kalenderjaar dat het evenement gaat plaatsvinden
Vooroverleg risicovolle evenementen	Minimaal 6 maanden voor aanvang van het evenement in overleg treden met de gemeente (team Vergunningen) d.m.v. een (persoonlijk) vooroverleg

 
Uw evenement wordt beoordeeld op veiligheid en risico’s. Ook is vaak inzet nodig door hulpdiensten die dit tijdig moeten inplannen in hun eigen organisaties (bv. Brandweer, politie, toezichthouders, geneeskundige diensten). Wij zijn daarbij afhankelijk van onze partnerorganisaties. Daarom is het noodzakelijk dat uw aanvraag tijdig wordt ingediend.  

 

Wat is nog meer van belang bij mijn evenement?

 

Aansprakelijkheid
Wij adviseren u een verzekering tegen wettelijke aansprakelijkheid en een evenementenverzekering af te sluiten. Denk hierbij aan verzekering tegen financiële risico’s indien een evenement wordt onderbroken, uitgesteld of afgelast, verzekering van vrijwilligers etc. Neem contact op met een verzekeraar.

Grondwerkzaamheden
Indien in de grond verankering plaatsvindt door middel van palen, pinnen, hekken e.d. dient u een KLIC melding te doen bij het kadaster zodat u informatie krijgt omtrent kabels en leidingen in de grond.

Kosten
De evenementenmelding is gratis. Voor de evenementenvergunning betaalt u kosten afhankelijk van de grootte van het evenement. Daarnaast kunt u extra vergunningen nodig hebben, zoals een drank- en horecavergunning of een gebruiksmelding. Hiervoor betaalt u ook kosten. 

Materiaal
Materiaal bij evenementen kunt u huren bij particuliere verhuurbedrijven. Soms kan de gemeente u helpen (bv. dranghekken, verkeersborden). Dit is afhankelijk van de voorraad. Hiervoor dient u een uitleenvergoeding te betalen. U kunt dit melden via de EvenementAssistent. Neem tijdig contact op met wijkbeheer 046-4778568 i.v.m. reservering.

Reclameborden
Wilt u reclame maken voor uw evenement door middel van borden, neem contact op met Hoffman Outdoor Media BV. 
Of wilt u flyeren? Dat kan zonder toestemming en gratis.

UIT-agenda
Aanmelden van uw evenement op de UIT-agenda kan via : http://www.uitsittardgeleen.nl/

Verkeersregelaars
Maakt u gebruik van verkeersregelaars? De verkeersregelaars moeten een e-instructie hebben gevolgd en die met een voldoende hebben afgesloten. Meer informatie op https://www.verkeersregelaarsexamen.nl/
 

Vragen?

Neem tijdens werkdagen contact op met knooppunt Vergunningen: 046-4777010 of mail naar balievergunningen@sittard-geleen.nl