Evenementenvergunning of melding
Een evenementenvergunning vraagt u aan via de zogenaamde online EvenementAssistent. Dat is een speciale website waar u de vergunning aanvraagt. Alle belangrijke partijen (bijvoorbeeld politie, brandweer, GHOR en Arriva) worden dan op de hoogte gebracht van uw evenement.
Gemeenten in Zuid-Limburg zijn aangesloten bij de EvenementAssistent.
Aanvragen
Wilt u een evenement doorgeven of een vergunning aanvragen? Of wilt u alvast een vooraankondiging doen van uw evenement? Door het beantwoorden van een aantal vragen komt u bij het juiste aanvraagformulier uit. Klik op ‘direct aanvragen’ voor het aanvraagformulier.
Kosten
Het melden van een evenement is gratis. De prijs van een evenementenvergunning hangt af van de grootte van het evenement. Daarnaast heeft u misschien extra vergunningen nodig. Bijvoorbeeld als u alcohol wilt verkopen.
Tips
- Voor hulp bij het gebruiken van de EvenementAssistent: Download de handleiding EvenementAssistent(.pdf, 3 Mb)
- Sla uw aanvraag digitaal op. Bij de volgende editie hoeft u alleen eventuele aanpassingen in te voeren.
- Kijk in de kalender van de EvenementAssistent. Misschien is er op uw datum al een ander evenement.
- Uw evenement onder de aandacht brengen? Op de website van Visit Zuid-Limburg en UitTipsLimburg kunt u gratis een evenement plaatsen.
Vragen
Neem contact op met Team vergunningen en Parkeren. U kunt mailen naar overigevergunningen@sittard-geleen.nl of stuur een bericht via ons contactformulier. Het maken van en persoonlijke afspraak is altijd mogelijk en kunt u vermelden. Wij helpen u graag.
Om uw aanvraag goed en op tijd te kunnen beoordelen hebben we een aantal dingen van u nodig. U kunt dit uploaden in de EvenementAssistent. Hieronder noemen we een aantal voorbeelden van documenten die bij een aanvraag voor een evenementenvergunning altijd moeten worden ingediend.
Muziekevenementen
Een programma van dag tot dag van de aanwezige artiesten (line-up) en overige activiteiten.
Optocht/wielerevenement
Een routekaart waarop het parcours staat aangegeven. U kunt hierbij ook gebruik maken van de optie in de EvenementAssistent zelf of een eigen routekaart uploaden.
Verkeersplan
Tevens dient dan bij de aanvraag voor de evenementenvergunning een verkeersplan / mobiliteitsplan te worden bijgevoegd. Bij ‘grote’ evenementen kan daarnaast ook nog naar een parkeer- en fietsplan worden gevraagd. Ook deze documenten kunt u uploaden.
Veiligheidsplan & tijdelijk constructieplan
Evenementen gaan gepaard met risico’s. Daarom verlangen we van u als organisator dat u een veiligheidsplan opstelt. De organisator van een evenement is verantwoordelijk voor de veiligheid van de bezoekers. En een ordelijk verloop van het evenement. Met een veiligheidsplan bent u voorbereid op eventuele risico’s. U kunt gebruik maken van het sjabloon in de EvenementAssistent. Of u kunt een eigen Veiligheidsplan uploaden. Van belang is dat u goed nadenkt over mogelijke veiligheidsrisico’s die zich op het evenement kunnen voordoen. U dient diverse scenario’s uit te werken (bv. slecht weer, ontruimen, bereikbaarheid calamiteiten(routes) etc.). Verder vragen wij u om een zorgplan op te stellen. Dit plan kan onderdeel zijn van een veiligheidsplan. Zie hiervoor:
Tijdelijk constructieplan (tenten, podia etc.)
Voor het plaatsen van tijdelijke constructies tijdens evenementen (bijvoorbeeld: tenten, podium, luifels, torens etcetera) moet u een specifiek deelplan opstellen. Download hiervoor onderstaand sjabloon, vul het in en voeg ook het bijbehorende bouwboek (constructietekening en berekening) toe indien dit volgens het sjabloon vereist is. Dit is o.a. verplicht voor tenten met een oppervlakte > 100m2. Heeft u het bouwboek recent ingediend, neem dan even contact met ons op.
Drank / tapontheffing
Als u tijdens het evenement zwakalcoholhoudende drank wilt verkopen moet u een tapontheffing aanvragen. U kunt de tapontheffing digitaal aanvragen en na ontvangst uploaden in de EvenementAssistent. De verkoop van sterke drank is op een evenement niet toegestaan.
Plattegrond
Een plattegrond is verplicht. Die is nodig voor de beoordeling van uw plan.
|
Welke tekening? |
Wat moet op de tekening? |
|---|---|
|
Plattegrondtekening evenemententerrein |
|
|
Indelingstekening tent(en) (alleen voor tenten groter dan 100 vierkante meter)
|
|
Vooraankondiging
Doe tijdig een vooraankondiging bij grotere risicovolle evenementen.
Termijnen
Voor het indienen van een vergunning, melding of vooraankondiging via de EvenementAssistent geldt:
- Melding evenement: uiterlijk 10 werkdagen vóór het evenement
- Melding wielertoertocht: uiterlijk 6 weken vóór de wielertoertocht via Cycling Limburg
- Vergunningaanvraag laag risico evenement (A): minimaal 8 weken vóór het evenement
- Vergunningaanvraag gemiddeld (B) en hoog risico evenement (C): minimaal 14 weken vóór het evenement
- Vooraankondiging risicovolle evenementen: uiterlijk 15 september in het jaar voorafgaand aan het kalenderjaar dat het evenement gaat plaatsvinden
- Vooroverleg risicovolle evenementen: minimaal 6 maanden voor aanvang van het evenement in overleg treden met de gemeente (team Vergunningen) d.m.v. een (persoonlijk) vooroverleg
Vaak is inzet nodig door hulpdiensten die dit tijdig moeten inplannen in hun eigen organisaties (bv. Brandweer, politie, toezichthouders, geneeskundige diensten). Wij zijn daarbij afhankelijk van onze partnerorganisaties.
Aansprakelijkheid
Wij adviseren u een verzekering tegen wettelijke aansprakelijkheid en een evenementenverzekering af te sluiten. Denk hierbij aan verzekering tegen financiële risico’s. Bijvoorbeeld als het evenement wordt onderbroken, uitgesteld, of afgelast. Let op: De aansprakelijkheid voor vrijwilligers is geregeld via een door de gemeente afgesloten collectieve polis via de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). Voor meer informatie en de voorwaarden zie ‘Vrijwilligersverzekering VNG’. Neem contact op met een verzekeraar.
Grondwerkzaamheden
Als u voor uw evenement bijvoorbeeld palen, binnen, of hekken in de grond slaat, moet u een KLICK melding doen bij het Kadaster. Daarmee krijgt u informatie over eventuele kabels en leidingen in de grond. Zo weet u zeker dat u niets beschadigt.
Materiaal
Materiaal voor evenementen kunt u huren bij particuliere verhuurbedrijven. Soms kan de gemeente u helpen (bv. dranghekken, verkeersborden). Dit is afhankelijk van de voorraad. Hiervoor betaalt u mogelijk een uitleenvergoeding. U kunt de gewenste materialen en aantallen melden via de EvenementAssistent. Team Wijkbeheer zal contact opnemen en aangeven wat geleverd kan worden en onder welke voorwaarden en kosten.
Reclame
Om reclame te maken op reclameborden neemt u contact op met Hoffman Outdoor Media BV.
Flyeren mag zonder toestemming en gratis. Wel vragen wij u om na de flyeractie achtergebleven flyers in de openbare ruimte op te ruimen.
Verkeersregelaars
Verkeersregelaars moeten een digitale instructie hebben gevolgd. En die met een voldoende hebben afgesloten. Meer informatie op https://www.verkeersregelaarsexamen.nl/
Volg ons