Evenementenvergunning of melding

Een evenementenvergunning vraagt u aan via de zogenaamde online EvenementAssistent. Dat is een speciale website waar u de vergunning aanvraagt. Alle belangrijke partijen (bijvoorbeeld politie, brandweer, GHOR en Arriva) worden dan op de hoogte gebracht van uw evenement.
Gemeenten in Zuid-Limburg zijn aangesloten bij de EvenementAssistent.

Aanvragen

Moet u uw evenement melden of toch een vergunning aanvragen? Of wilt u alvast een vooraankondiging doen van uw evenement? Door het beantwoorden van een aantal digitale vragen komt u bij het juiste aanvraagformulier uit.

Direct aanvragen

Kosten

Het melden van een evenement is gratis. De prijs van een evenementenvergunning hangt af van de grootte van het evenement. Daarnaast heeft u misschien extra vergunningen nodig. Bijvoorbeeld als u alcohol wilt verkopen.

Tips

Download de handleiding EvenementAssistent(.pdf, 3 Mb)
Sla uw aanvraag digitaal op. Bij de volgende editie hoeft u alleen eventuele aanpassingen in te voeren.
Kijk in de kalender van de EvenementAssistent. Misschien is er op uw datum al een ander evenement.

Vragen

Neem contact op met Team vergunningen en Parkeren. U kunt mailen naar overigevergunningen@sittard-geleen.nl of stuur een bericht via ons contactformulier. Het maken van en persoonlijke afspraak is altijd mogelijk en kunt u vermelden. Wij helpen u graag.

Nodig voor aanvraag

Om uw aanvraag goed en op tijd te kunnen beoordelen hebben we een aantal dingen van u nodig. U kunt dit uploaden in de EvenementAssistent. Hieronder noemen we een aantal voorbeelden van documenten die bij een aanvraag voor een evenementenvergunning altijd moeten worden ingediend.

Muziekevenementen

Een programma van dag tot dag van de aanwezige artiesten (line-up) en overige activiteiten.

Optocht/wielerevenement

Een routekaart waarop het parcours staat aangegeven. U kunt hierbij ook gebruik maken van de optie in de EvenementAssistent zelf of een eigen routekaart uploaden.

Verkeersplan

Tevens dient dan bij de aanvraag voor de evenementenvergunning een verkeersplan / mobiliteitsplan te worden bijgevoegd. Bij ‘grote’ evenementen kan daarnaast ook nog naar een parkeer- en fietsplan worden gevraagd. Ook deze documenten kunt u uploaden.

Veiligheidsplan & tijdelijk constructieplan

Evenementen gaan gepaard met risico’s. Daarom verlangen we van u als organisator dat u een veiligheidsplan opstelt. De organisator van een evenement is verantwoordelijk voor de veiligheid van de bezoekers. En een ordelijk verloop van het evenement. Met een veiligheidsplan bent u voorbereid op eventuele risico’s. U kunt gebruik maken van het sjabloon in de EvenementAssistent. Of u kunt een eigen Veiligheidsplan uploaden. Van belang is dat u goed nadenkt over mogelijke veiligheidsrisico’s die zich op het evenement kunnen voordoen. U dient diverse scenario’s uit te werken (bv. slecht weer, ontruimen, bereikbaarheid calamiteiten(routes) etc.). Verder vragen wij u om een zorgplan op te stellen. Dit plan kan onderdeel zijn van een veiligheidsplan. Zie hiervoor:

Format Medisch Zorgplan

Tijdelijk constructieplan (tenten, podia etc.)

Voor het plaatsen van tijdelijke constructies tijdens evenementen (bijvoorbeeld: tenten, podium, luifels, torens etcetera) moet u een specifiek deelplan opstellen. Download hiervoor onderstaand sjabloon, vul het in en voeg ook het bijbehorende bouwboek (constructietekening en berekening) toe indien dit volgens het sjabloon vereist is. Dit is o.a. verplicht voor tenten met een oppervlakte > 100m2. Heeft u het bouwboek recent ingediend, neem dan even contact met ons op.

Download het sjabloon tijdelijk constructieplan (docx, 234 kB)

Drank

Als u tijdens het evenement zwakalcoholhoudende drank wilt verkopen moet u een tapontheffing aanvragen. U kunt de tapontheffing uploaden in de EvenementAssistent. De verkoop van sterke drank is op een evenement niet toegestaan.

Download het aanvraagformulier tapontheffing (pdf, 671 kB)

Plattegrond

Een plattegrond is verplicht. Die is nodig voor de beoordeling van uw plan.

Wat heeft u nodig voor een plattegrond
Welke tekening?	Wat moet op de tekening?
Plattegrondtekening evenemententerrein Download een voorbeeld plattegrond (pdf, 139 kB)	Geef aan waar het evenemententerrein komt te liggen ten opzichte van de omliggende wegen, huizen, etcetera; Afstanden tot aangrenzende panden (bijvoorbeeld: woningen); Geef aan waar alles komt te staan. Denk aan tenten, podium, tribunes, attracties, toiletten, etcetera; Vermeld de afmetingen voor alles dat op het terrein komt te staan. Denk aan de tenten, podium, tribunes, attracties, toiletten etcetera; Afstanden van kook- bak- en braadapparatuur ten opzichte van elkaar en de omgeving (bijvoorbeeld: tenten, gebouwen); Vermeld de vluchtroutes en de breedte van de vluchtroute; Legenda (wat is wat; verklaring van gebruikte symbolen en aanduidingen; Lever aan op schaal 1:500, vermeld een noordpijl
Indelingstekening tent(en) (alleen voor tenten groter dan 100 vierkante meter) Bekijk voorbeeld (pdf, 347 kB)	Per tent duidelijke tekening van de indeling van de tent. Geef aan waar alles staat (bijvoorbeeld: podium, tafels, stoelen) Noodverlichting Geef aan waar de brandblussers hangen Vluchtroutes en vluchtdeuren. Geef aan hoe breed de vluchtdeur is, en naar welke kant de deur open gaat Schaal 1:100 Geef het toelaatbaar aantal personen per tent aan.

Goed om te weten

Vooraankondiging

Doe tijdig een vooraankondiging bij grotere risicovolle evenementen.

Termijnen

Voor het indienen van een vergunning, melding of vooraankondiging via de EvenementAssistent geldt:

Melding evenement: uiterlijk 10 werkdagen vóór het evenement
Melding wielertoertocht: uiterlijk 6 weken vóór de wielertoertocht via Cycling Limburg
Vergunningaanvraag laag risico evenement (A): minimaal 8 weken vóór het evenement
Vergunningaanvraag gemiddeld (B) en hoog risico evenement (C): minimaal 14 weken vóór het evenement
Vooraankondiging risicovolle evenementen: uiterlijk 15 september in het jaar voorafgaand aan het kalenderjaar dat het evenement gaat plaatsvinden
Vooroverleg risicovolle evenementen: minimaal 6 maanden voor aanvang van het evenement in overleg treden met de gemeente (team Vergunningen) d.m.v. een (persoonlijk) vooroverleg

Vaak is inzet nodig door hulpdiensten die dit tijdig moeten inplannen in hun eigen organisaties (bv. Brandweer, politie, toezichthouders, geneeskundige diensten). Wij zijn daarbij afhankelijk van onze partnerorganisaties.

Aansprakelijkheid

Wij adviseren u een verzekering tegen wettelijke aansprakelijkheid en een evenementenverzekering af te sluiten. Denk hierbij aan verzekering tegen financiële risico’s. Bijvoorbeeld als het evenement wordt onderbroken, uitgesteld, of afgelast. Let op: De aansprakelijkheid voor vrijwilligers is geregeld via een door de gemeente afgesloten collectieve polis via de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). Voor meer informatie en de voorwaarden zie ‘Vrijwilligersverzekering VNG’. Neem contact op met een verzekeraar.

Grondwerkzaamheden

Als u voor uw evenement bijvoorbeeld palen, binnen, of hekken in de grond slaat, moet u een KLICK melding doen bij het Kadaster. Daarmee krijgt u informatie over eventuele kabels en leidingen in de grond. Zo weet u zeker dat u niets beschadigt.

Materiaal

Materiaal voor evenementen kunt u huren bij particuliere verhuurbedrijven. Soms kan de gemeente u helpen (bv. dranghekken, verkeersborden). Dit is afhankelijk van de voorraad. Hiervoor betaalt u mogelijk een uitleenvergoeding. U kunt de gewenste materialen en aantallen melden via de EvenementAssistent. Team Wijkbeheer zal contact opnemen en aangeven wat geleverd kan worden en onder welke voorwaarden en kosten.

Reclame

Om reclame te maken op reclameborden neemt u contact op met Hoffman Outdoor Media BV.
Flyeren mag zonder toestemming en gratis. Wel vragen wij u om na de flyeractie achtergebleven flyers in de openbare ruimte op te ruimen.

Verkeersregelaars

Verkeersregelaars moeten een digitale instructie hebben gevolgd. En die met een voldoende hebben afgesloten. Meer informatie op https://www.verkeersregelaarsexamen.nl/